Dine data skal have et klart formål

HeyRobot ApS er dataansvarlig for HeyRobot HUB. Vi kan kontaktes på accounting@heyrobot.com eller Strandvejen 64E, 2900 Hellerup, Danmark. CVR: 40713549.

Når HUB bruges på vegne af en kundeorganisation, kan organisationen være dataansvarlig for oplysninger om egne medarbejdere, kunder og projekter, mens HeyRobot behandler oplysningerne efter organisationens instruktioner.

• Kontooplysninger som navn, arbejdsmail, organisation, rolle og loginaktivitet.
• HUB-indhold som kunder, kontakter, projekter, dokumenter, aktiviteter, tidsregistreringer og kommunikationshistorik.
• Tekniske oplysninger som tidspunkt, browser, IP-adresse, sikkerhedslog og fejlregistreringer.
• Google-kontoens mailadresse, OAuth-tokens og de Google-data, som en autoriseret bruger aktivt forbinder.

Google-forbindelser er frivillige og oprettes af en autoriseret bruger. HUB kan anmode om følgende skrivebeskyttede adgange:

• Google-kontoens mailadresse: bruges til at identificere den tilsluttede konto og vise, hvilken postkasse eller Analytics-konto der er forbundet.
• Gmail, læseadgang: bruges til at finde relevant korrespondance med registrerede leads og kunder samt relevante leverandørfakturaer. HUB sender, ændrer eller sletter ikke mails i Gmail.
• Google Analytics, læseadgang: bruges til at hente valgte rapporter og målinger til den organisation, der har forbundet kontoen. HUB ændrer ikke Analytics-data.

Ved Gmail-synkronisering undersøges beskeder for at afgøre, om de matcher et registreret lead, en kunde eller arbejdsgangen for leverandørfakturaer. Ikke-relevante beskeder gemmes ikke i HUB. For relevante beskeder kan vi gemme afsender, modtagere, emne, uddrag, tidspunkt, Google-besked-id og relevante dokumenter eller vedhæftninger. OAuth-tokens opbevares krypteret og er ikke synlige for andre brugere.

Vores brug og overførsel af oplysninger modtaget fra Google API'er følger Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use. Google-brugerdata sælges ikke, bruges ikke til annoncering og bruges ikke til at træne generelle AI-modeller.

Vi behandler oplysninger for at levere og sikre HUB, opfylde aftaler, understøtte kundearbejde, vise godkendte rapporter, yde support og overholde lovkrav.

Retsgrundlaget er typisk opfyldelse af en aftale, vores legitime interesse i at levere og beskytte tjenesten, samtykke til frivillige forbindelser og retlige forpligtelser. En bruger kan til enhver tid afbryde sin Google-forbindelse.

Oplysninger er kun tilgængelige for autoriserede brugere efter deres rolle. Vi bruger leverandører til hosting, database, sikkerhed, mail, analyse og drift, når det er nødvendigt for at levere HUB. De må kun behandle oplysninger efter vores instruktioner og passende databeskyttelsesvilkår.

Vi videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende. Vi kan udlevere oplysninger, hvis loven kræver det, eller når det er nødvendigt for at beskytte brugere, HeyRobot eller tjenesten.

Konto- og projektdata opbevares, mens organisationens konto er aktiv, og derefter kun så længe det er nødvendigt for aftalen, dokumentation, sikkerhed eller lovkrav. Google OAuth-tokens slettes eller gøres ubrugelige, når forbindelsen afbrydes. Synkroniserede forretningsdata kan bevares som en del af organisationens dokumentation, indtil organisationen eller den relevante person anmoder om sletning, medmindre oplysningerne fortsat skal opbevares lovligt.

Du kan også tilbagekalde HeyRobots adgang på din Google-kontos side for tredjepartsforbindelser.

Vi bruger adgangsstyring, krypteret transport, beskyttet opbevaring af tokens, logning og begrænset medarbejderadgang. Ingen tjeneste kan dog garantere fuldstændig sikkerhed.

Du kan efter gældende regler anmode om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse. Skriv til accounting@heyrobot.com. Du kan også klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.

Vi opdaterer politikken, når tjenesten eller lovgivningen ændrer sig. Den gældende dato står øverst. Ved væsentlige ændringer informerer vi relevante organisationer eller brugere.